Check, check, dubbelcheck: wat is de bron van de informatie?

Als scheidingsprofessional is betrouwbare informatie essentieel. Maar hoe ga je om met conceptdocumenten en onduidelijkheden over eigendomsrechten, testamenten en huwelijkse voorwaarden? Dit artikel biedt praktische bronnen om de juistheid en volledigheid van aangeleverde stukken te controleren.

Inleiding
Om de uitdagingen waar je als scheidingsprofessional in de praktijk mee geconfronteerd kunt worden te illustreren, volgen hier enkele veelvoorkomende situaties:

• Je vraagt bij partijen om een kopie van hun eigendomsbewijs en de hypotheekakte. Zij leveren deze stukken aan in conceptvorm.
• Partijen weten dat de vader van de man enige jaren geleden is overleden en dat de man geld uit de nalatenschap heeft ontvangen. Was er een testament (met een uitsluitingsclausule)? Cliënten hebben geen idee meer.
• Cliënten geven aan dat zij geen huwelijkse voorwaarden hebben opgesteld.

Herkenbaar? En dan? Ga je daarmee aan de slag? Wat kun je zelf checken en waarmee kun je partijen op pad sturen? De vraag is of je kunt bouwen op mondelinge verklaringen en conceptdocumenten, of dat er van jou een diepgaandere controle wordt verwacht. Dit hangt deels af van hoe je jouw rol als professional invult, maar ook van de zorgvuldigheid die je in jouw werk moet betrachten. Het gaat er ook om wie het risico draagt voor onjuiste of onvolledige informatie: jij of de cliënten?

In overleg met cliënten kun je het belang bespreken van het achterhalen van ontbrekende informatie en afspraken maken over wie welke stappen onderneemt.

De volgende bronnen kunnen jij en jouw clienten gebruiken ter controle en/of ondersteuning van de door jouw cliënten gedeelde informatie:

Huwelijksgoederenregister
Voor de financiële afwikkeling van een scheiding is het van groot belang om duidelijkheid te hebben over het geldende huwelijksvermogensregime tussen cliënten. Waarschijnlijk hebben jullie allemaal wel een keer in jullie praktijk cliënten gehad die geen flauwe notie meer hebben of zij huwelijksvoorwaarden hebben gemaakt of zo ja, wat de inhoud van die voorwaarden is. Ook als cliënten zeggen dat ze geen huwelijkse voorwaarden hebben opgesteld, mag je daar niet zomaar vanuit gaan. Het is daarom raadzaam in elk dossier online inzage te doen in het huwelijksgoederenregister: Huwelijksgoederenregister (rechtspraak.nl) 

Let op: het is niet wettelijk verplicht om huwelijksvoorwaarden te laten registreren. Inzage in het register is dus geen absoluut bewijs, maar het kan wel ondersteunend zijn aan de check of de door cliënten gegeven informatie op dit punt correct is.

Let op: inzage in het register kan informatie opleveren over het bestaan van een registratie. Het opvragen van een afschrift van de akte van huwelijksvoorwaarden moet echter door (één van) partijen zelf worden gedaan.

Centraal Testamentenregister
Stel dat één van jouw cliënten een erfenis heeft ontvangen en niet meer weet of er sprake was van een uitsluitingsclausule. Je weet in ieder geval zeker dat een uitsluitingsclausule bij overlijden altijd alleen maar opgenomen kan zijn in een testament. Het is mogelijk om op te vragen of de overledene een testament heeft gemaakt. Dit kan via een (online) aanvraag bij het Centraal Testamentenregister: Centraal Testamentenregister | Notaris.nl 

Let op: voor de aanvraag heb je de volgende informatie van de overledene nodig:

• Achternaam
• Volledige voornamen
• Geboorteplaats
• Geboortedatum
• Overlijdensdatum

Uit de inzage blijkt de datum van het (laatste) testament van de overledene en bij welke notaris dat testament is opgesteld. Als de notaris inmiddels door een andere notaris is opgevolgd, staat de naam van de opvolger vermeld.

De cliënt die erfgenaam was van de overledene, heeft vervolgens het recht om een kopie van het testament bij het notariskantoor op te vragen.

Boedelregister
Nog een stap verder in het onderzoek of en wat één van cliënten uit een erfenis heeft ontvangen, is inzage in het boedelregister: Boedelregister | Rechtspraak 

In het boedelregister staan rechtsfeiten rondom opengevallen nalatenschappen, bijvoorbeeld verklaringen van erfgenamen over de aanvaarding of verwerping, gegevens van de notaris die betrokken was bij de afwikkeling of informatie over de vereffenaar.

Dus als je weet welke notaris betrokken was, kunnen cliënten bij die notaris om nadere informatie vragen. Aan het leveren van die informatie kunnen kosten verbonden zijn.

Let op: de registraties in het boedelregister zijn niet altijd compleet en soms alweer achterhaald. Desalniettemin kan inzage in het boedelregister weer ondersteunend zijn aan de door partijen aangeleverde informatie.

Let op: het gaat om het boedelregister van de woonplaats van de overledene.

Kadaster
Iedereen kan via de website van het Kadaster | Particulier tegen betaling informatie krijgen per adres wie de eigenaar is en welke hypotheken of beslagen er op het pand rusten. Het is niet mogelijk om op naam te zoeken.

Uit de opgevraagde informatie blijkt per wanneer iemand eigenaar is van een onroerende zaak en per welke datum de hypotheek is gevestigd (en/of het beslag is gelegd). Daarbij is dan ook de naam van de notaris vermeld. Cliënten kunnen vervolgens bij die notaris een kopie van de getekende akten opvragen. Via inzage online bij het Kadaster kun je zoeken op adres je krijgt dan te zien wie de eigenaar is van het pand en je kan zien of er een hypotheek op is gevestigd. Aan het leveren van de informatie kunnen kosten verbonden zijn.

Als je niet afhankelijk wil zijn van de bereidheid van partijen om de stukken bij de notaris op te vragen, kun je overwegen om een zakelijk account bij het kadaster af te sluiten (Mijn Kadaster - Kadaster.nl zakelijk). Aan dat account zijn geen kosten verbonden. Aan het opvragen van informatie zijn wel kosten verbonden, afhankelijk van welke abonnementsvorm wordt afgesloten. Voordeel van een zakelijk account is onder andere dat op naam kan worden gezocht. Daarmee kun je dus ook checken of cliënten niet op een later moment bijvoorbeeld nog een strookje grond van de gemeente erbij hebben gekocht.

Kamer van Koophandel (Handelsregister)
Als je in jouw praktijk te maken hebt met een scheidende ondernemer, dan is het belangrijk om de juiste informatie over het bedrijf te hebben. Door middel van een inzage in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (Zoeken bij KVK | KVK) kun je in ieder geval het juiste KVK nummer checken, de handelsnaam en het vestigingsadres. Tegen betaling levert de Kamer van Koophandel meer informatie, bijvoorbeeld de akte van oprichting of statutenwijziging van een besloten vennootschap. Daarnaast kunnen, eveneens tegen betaling, ook gedeponeerde jaarstukken worden ingezien.

Belang voor de praktijk
In de praktijk wil je discussies achteraf voorkomen met cliënten over wie welke informatie had moeten controleren. Enerzijds is het natuurlijk in het belang van cliënten dat zij jou correct en volledig informeren, maar aan de andere kant ben jij de professional die cliënten moet helpen met welke informatie nodig is en waarom. Daarom is het verstandig niet te werken op basis van concept akten (je weet immers nooit zeker of er in de definitieve akte niet nog wijzigingen zijn aangebracht of dat de akte op een andere dag is getekend) of te vertrouwen op informatie die niet met stukken is onderbouwd en relatief eenvoudig te verifiëren is. Maak in elk geval duidelijke afspraken met cliënten over wie welke informatie checkt en leg deze afspraken ook vast.

De Scheidingsdeskundige ondersteunt scheidingsprofessionals door middel van opleidingen en het abonnement praktijkondersteuning. Binnen dit abonnement valt het sparren met onze scheidingsspecialisten en heb je toegang tot onze uitgebreide en hoogwaardige kennisbibliotheek.